Termene pentru prezentarea și păstrarea documentelor contabile în Bulgaria
Documentul contabil este definit în conformitate cu Legea contabilității din Bulgaria. Acesta este un suport de informație pe hârtie sau în format electronic privind operațiuni economice, care servește la înregistrarea și raportarea acestora, fiind primar (faptul/evenimentul este consemnat pentru prima dată – factură, bon fiscal, fluturaș de salariu, ordin memorial), secundar (informație primară sintetizată sau transformată – înregistrare contabilă dintr-un program contabil, balanță de verificare rezultată din totalizarea operațiunilor contabile) și registru (informație sistematizată cronologic din înregistrările contabile). Documentul contabil reprezintă o bază obligatorie pentru orice proces de afaceri și de raportare, certificând evenimente financiare și economice. Cu respectarea cerințelor fiscale, documentul contabil poate fi definit ca document fiscal.
Termene pentru furnizarea documentelor contabile în Bulgaria
Documentele contabile sunt supuse procesării, după care informația este sintetizată și furnizată persoanelor stabilite prin lege sau acelor persoane care sunt desemnate de conducătorul întreprinderii.
“Servicii de contabilitate Ruse” SRL solicită pentru procesare toate documentele contabile aferente societății din Bulgaria în perioada 1–7 ale lunii. În cazul în care data de 7 cade într-o zi nelucrătoare, termenul expiră în prima zi lucrătoare următoare. Documentele se predau într-un singur set, pentru întreaga lună precedentă. Este posibilă și predarea zilnică sau săptămânală a documentelor – această variantă este utilizată de firmele cu un volum foarte mare de documente.
Acest termen este corelat în principal cu termenul de depunere a declarației de TVA, care este până la data de 14 a lunii următoare perioadei de raportare (luna). Declarația de TVA se întocmește pe baza informațiilor disponibile în jurnalele în care sunt reflectate documentele emise și primite pentru luna respectivă.
Un alt termen important, care trebuie cunoscut de proprietarul unei firme din Bulgaria, este data de 25 a lunii. Acesta se referă la Declarația formular nr. 1 „Date privind persoana asigurată” și Declarația formular nr. 6 „Date privind contribuțiile de asigurări sociale datorate”, conform Ordinului nr. H-13 din 2019. Majoritatea cetățenilor români care desfășoară activități economice în Bulgaria nu sunt obligați să se asigure, întrucât sunt asigurați în baza aceluiași temei în România.
După cum se poate observa, între termenul stabilit de “Servicii de contabilitate Ruse” SRL și termenul impus de statul bulgar există un interval de timp. Această perioadă este necesară pentru procesarea documentelor și pentru eventuale corecții în cazul identificării unor erori sau neconcordanțe.
Termenele de păstrare a documentelor contabile în Bulgaria
În funcție de tipul acestora
Cel mai frecvent se aplică următoarele termene: 50 de ani pentru fluturași și state de plată a salariilor, 10 ani pentru registre contabile și situații financiare, 5 ani pentru documente fiscale (după stingerea obligației) și alți suporturi, precum și termene specifice pentru operațiuni de casă (5 ani) și contracte de muncă (5 ani după încetare). Aceste termene sunt stabilite în principal de Codul de procedură fiscală și de asigurări sociale și de Legea contabilității.
Categorii și termene principale
Relații de muncă: State de plată a salariilor: 50 de ani (începând cu 1 ianuarie al perioadei de raportare următoare). Contracte de muncă: 5 ani după încetarea contractului.
Contabilitate și finanțe: Registre contabile și situații financiare (situații financiare anuale, balanțe de verificare): 10 ani (începând cu 1 ianuarie al perioadei de raportare următoare).
Documente fiscale (declarații, deconturi de TVA, jurnale): 5 ani, calculați de la expirarea termenului de prescripție pentru stingerea obligației publice.
Documente privind aparatele fiscale (registre pentru rapoarte zilnice, bonuri din carnetul aparatului de marcat): 5 ani.
Alți suporturi (contracte de închiriere, extrase bancare): Între 3 și 5 ani, în funcție de documentul specific. Se recomandă aplicarea termenului maxim.
Distrugerea documentelor contabile: După expirarea termenului de păstrare, în cazul în care documentele nu fac obiectul predării către Fondul Arhivistic Național sau către Institutul Național de Asigurări Sociale din Bulgaria, acestea pot fi distruse, cu respectarea cerințelor de securitate.
Cum se procedează în cazul încetării activității unei firme în Bulgaria?
În cazul încetării activității unei firme prin transformare, informația contabilă se predă întreprinderii/întreprinderilor absorbante și/sau nou-înființate;
În cazul încetării activității unei firme sau atunci când întreprinderea nu are succesor în drepturi, statele de plată a salariilor se predau Institutului Național de Asigurări Sociale, în conformitate cu art. 5 alin. (10) din Codul asigurărilor sociale.
Cum se procedează în cazul încetării unui raport juridic?
În cazul încetării raportului juridic cu persoana care desfășoară activitatea contabilă în cadrul firmei bulgare (indiferent dacă este contabil angajat sau firmă de contabilitate externă), documentația contabilă se predă unei persoane desemnate de conducător, în prezența unei comisii stabilite de conducere. Se predă întreaga informație contabilă (inclusiv semnătura electronică calificată), aceasta urmând să fie descrisă în detaliu într-un proces-verbal de predare-primire, care este semnat de partea care predă și de partea care primește.
În cazul încetării raportului juridic al conducătorului firmei, acesta este obligat să predea unei persoane desemnate de organul competent al întreprinderii întreaga documentație contabilă și orice altă documentație de serviciu aflată în posesia sa. Predarea se efectuează printr-un proces-verbal de predare-primire, în care sunt descrise în detaliu informațiile predate de una dintre părți celeilalte.
“Servicii de contabilitate Ruse” SRL păstrează documentele contabile în conformitate cu contractul de abonament. În toate celelalte cazuri, documentele sunt returnate persoanei care le-a furnizat imediat după procesarea acestora.